Oltre ai programmi di Adobe Systems, MS Office (dalla versione 2007 in poi) e Open Office, è possibile trovare in internet numerosi programmi gratuiti sia offline sia online che consentono di salvare un file in formato PDF/A.

Solitamente i programmi offline rendono disponibile una stampante virtuale sul computer dove sono installati che è elencata tra quelle disponibili da tutte le funzioni di stampa di Windows. Se si sceglie la stampante virtuale, quando si stampa il documento è richiesto il nome del file da generare, poi viene creato il documento PDF/A. Di seguito è presente una breve guida per utilizzare il software PDFCreator, tra i più diffusi e facili da configurare.

I programmi online chiedono invece di caricare il file originale su un particolare portale, che ti sarà restituito via mail già convertito in formato PDF/A.

Salvare un file in formato PDF/A con MS Office

Se vuoi stampare un documento in PDF partendo da un software della suite MS Office (ad esempio MS Word o MS Excel) dalla versione 2007 in poi, puoi semplicemente salvare il documento in formato PDF/A cliccando sulla voce del menù Salva con nome e cambiare il formato di default selezionando il formato PDF (*.pdf).

Per essere certo che il formato selezionato sia il PDF/A, clicca sul pulsante Opzioni... e assicurati che sia selezionata la voce "Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)".

In questo caso non è necessario l'ausilio di alcuna stampante virtuale.

Salvare un file in formato PDF/A con Open Office

Se vuoi stampare un documento in PDF partendo da un software della suite Open Office (ad esempio Writer), puoi semplicemente salvare il documento in formato PDF/A cliccando sulla voce del menù File e quindi su Esporta nel formato PDF. Si aprirà la finestra di dialogo Opzioni PDF, all'interno della quale deve selezionare la voce "PDF/A-1" e poi cliccare su Esporta.

In questo caso non è necessario l'ausilio di alcuna stampante virtuale.

Salvare un file in formato PDF/A con PDFCreator

Dopo aver installato sui tuo computer PDFCreator, il sistema renderà automaticamente disponibile una stampante virtuale elencata tra quelle disponibili da tutte le funzioni di stampa di Windows.

Quando scegli di utilizzare questa stampante virtuale, per generare il documento in formato PDF/A devi semplicemente inserire il titolo del documento del file e cliccare sul pulsante Salva. Per essere certo che il formato selezionato sia il PDF/A, clicca sul pulsante Impostazioni.

Ora assicurati che all'interno del menù "Salvata" il formato del file predefinito sia "PDF/A-1".